Cách thiết kế form liên hệ tăng tỷ lệ khách hàng để lại thông tin

Form liên hệ giúp website là điểm chuyển giao biến người truy cập website thành khách hàng tiềm năng. Để khuyến khích khách điền form, doanh nghiệp nên hỏi ít thông tin, nói rõ lợi ích và hiển thị form đúng lúc.

Bài viết hướng dẫn cách thiết kế form liên hệ  trên website, cả về nội dung, trường thông tin, CTA, giao diện, thời điểm hiển thị, thao tác thực hiện… giúp thu hút khách hàng để lại thông tin. 

Vì sao doanh nghiệp nên thiết kế form liên hệ cho website?

Form liên hệ cho khách một cách chủ động gửi yêu cầu, hay để lại thông tin ngoài giờ làm việc.

Doanh nghiệp có thể dùng form để:

• Nhận yêu cầu tư vấn, báo giá hoặc dùng thử.
• Thu thập họ tên, số điện thoại, email và nhu cầu của khách.
• Đăng ký lịch hẹn, sự kiện hoặc tư vấn trực tuyến.
• Gửi tài liệu, mã giảm giá hoặc ưu đãi sau khi khách đăng ký.
• Nhận câu hỏi, phản hồi hoặc yêu cầu hỗ trợ.
• Gom lead về cùng một nơi để phân loại và giao cho sales phụ trách.

Form liên hệ giúp website thu thập thông tin của cả những khách chưa sẵn sàng gọi điện hoặc mua hàng ngay. MarketingSherpa ghi nhận Filter King trước đây chỉ có email của khách đã mua. Sau khi thêm popup form cho người truy cập lần đầu, danh sách email của doanh nghiệp tăng 5,6%. Những liên hệ mới này có thể tiếp tục được chăm sóc cho đến khi phát sinh nhu cầu mua.

Cách thiết kế form cũng ảnh hưởng đến số người hoàn thành. Trong một thử nghiệm khác, Nolah Mattress đổi nội dung CTA từ “Submit” thành “Send Message”. Số lượt gửi form tăng khoảng 20%. Kết quả cho thấy form không chỉ là nơi nhận dữ liệu; nội dung và trải nghiệm điền form có thể tác động trực tiếp đến lượng lead website thu được.

Ở khâu xử lý lead, dữ liệu từ webform có thể tự động vào CRM => Quản lý dễ dàng phân lead cho nhân viên và theo dõi trạng thái xử lý.

Các yếu tố cần chú ý khi thiết kế form liên hệ trên website

1. Mục tiêu và CTA rõ ràng

Mỗi form chỉ nên hướng khách đến một hành động duy nhất. Ví dụ: nhận báo giá, đặt lịch, đăng ký dùng thử hoặc tải tài liệu. Mục tiêu này quyết định tiêu đề, trường thông tin và nội dung trên nút CTA.

Tiêu đề nên nói rõ khách nhận được gì. CTA nhắc lại đúng hành động đó. Ví dụ:

• Mục tiêu nhận báo giá: tiêu đề “Nhận báo giá theo nhu cầu”; CTA “Nhận báo giá”.
• Mục tiêu đặt lịch: tiêu đề “Chọn lịch tư vấn phù hợp”; CTA “Đặt lịch”.
• Mục tiêu tải tài liệu: tiêu đề “Nhận bộ mẫu kịch bản CSKH”; CTA “Nhận tài liệu”.

Tránh kết hợp nhiều mục tiêu trong một form, chẳng hạn vừa đăng ký tư vấn, vừa nhận bản tin, vừa khảo sát nhu cầu. Khách sẽ khó biết hành động chính là gì.

Tip: Đọc riêng tiêu đề và CTA. Nếu vẫn hiểu khách sẽ nhận được gì mà không cần xem phần còn lại, nội dung đã đủ rõ.

2. Trường thông tin vừa đủ cho lần liên hệ đầu tiên

Chỉ hỏi dữ liệu cần cho lần liên hệ đầu tiên. Khách hàng rất ngại thao tác lâu nên form càng đơn giản, càng ít trường thông tin, ưu tiên tích chọn, hạn chế nhập liệu, thì khả năng khách hàng đồng ý điền thông tin càng cao. 

Form tư vấn đơn giản thường gồm Họ tên, một kênh liên hệ và Nhu cầu (dạng tích chọn hoặc chú thích “Nếu cần” cho dạng soạn thảo. Nên chọn 1 phương thức liên lạc (Email hoặc số điện thoại), thay vì bắt buộc cả hai.

Với bán hàng B2B, doanh nghiệp có thể cần thêm Tên công ty, Quy mô hoặc Sản phẩm quan tâm. Chỉ chọn một đến hai trường thiết yếu giúp sales phân loại lead. Các trường thông tin nên ở dạng danh sách lựa chọn, hạn chế để khách hàng phải tự nhập. Ví dụ, trường “Nhu cầu” gồm: “Tư vấn sản phẩm”, “Nhận báo giá”, “Hỗ trợ kỹ thuật”. Cách này giúp khách trả lời nhanh và giúp hệ thống phân phối lead đúng nhóm. Các thông tin còn lại nên hỏi trong cuộc tư vấn.

Tip: Với mỗi trường, hãy hỏi “Nếu thiếu dữ liệu này, sales có thể liên hệ lần đầu không?”. Nếu câu trả lời là có, hãy bỏ trường đó hoặc chuyển thành trường không bắt buộc.

3. Nội dung ngắn gọn, dễ hiểu

Dùng nhãn quen thuộc như “Số điện thoại”, “Email”, “Sản phẩm quan tâm”. Tránh nhãn chung chung như “Thông tin” hoặc “Nội dung”. Khách phải hiểu ngay mình cần nhập gì.

Luôn đặt nhãn bên trên hoặc gần ô nhập. Không dùng placeholder làm nhãn duy nhất vì nội dung sẽ biến mất khi khách bắt đầu gõ. Placeholder chỉ nên dùng để minh họa định dạng, ví dụ “0912 345 678”.

Nếu hỏi thông tin khách có thể ngại cung cấp, hãy giải thích ngắn gọn lý do. Ví dụ: “Chúng tôi dùng số điện thoại để xác nhận lịch hẹn” hoặc “Email được dùng để gửi báo giá”.

Sau khi gửi, cần có thông báo xác nhận và hướng dẫn bước tiếp theo. Ví dụ: “Thông tin đã được ghi nhận. Nhân viên sẽ liên hệ trong giờ làm việc”. Cân nhắc hiển thị thời gian phản hồi nếu quy trình doanh nghiệp có thể đáp ứng để khách hàng biết họ cần đợi đến bao giờ, ví dụ: “Thông tin đã được ghi nhận. Nhân viên sẽ liên hệ trong vòng 24h tới. Quý khách vui lòng chú ý điện thoại”.

4. Giao diện rõ ràng và dễ nhìn (UI – Giao diện người dùng)

Giao diện form cần giúp khách nhìn nhanh, đọc đúng thứ tự và nhận ra hành động chính. Một số cách làm:

• Dùng bố cục một cột. Mỗi trường nằm trên một hàng. Nên dùng các trường ngắn và thiết yếu cho lần liên hệ đầu tiên, ví dụ “Họ tên”, “Số điện thoại”, “Nhu cầu”.
• Giữ khoảng cách đều giữa nhãn, ô nhập và thông báo lỗi. Nhóm các trường cùng chủ đề nếu form có nhiều phần.
• Thiết kế ô nhập đủ rộng để khách nhìn thấy toàn bộ nội dung. Ô mô tả nhu cầu nên cao hơn ô họ tên hoặc số điện thoại.
• Dùng một màu nổi bật cho CTA và giữ màu này nhất quán. Nút phụ hoặc nút đóng phải ít nổi bật hơn.
• Bảo đảm chữ và nền có độ tương phản tốt. Không dùng cỡ chữ quá nhỏ, đặc biệt trên điện thoại.

Ví dụ: Form báo giá nên xếp theo thứ tự Họ tên → Số điện thoại → Sản phẩm quan tâm (dùng danh sách tích chọn)→ Nhu cầu (sử dụng tích chọn hoặc soạn thảo không bắt buộc). CTA “Nhận báo giá” đặt ngay dưới trường cuối, không chèn thêm banner hoặc nút khác.

5. Trải nghiệm nhanh và ít lỗi (UX – Trải nghiệm người dùng)

UX của form là mức độ dễ hoàn thành, không chỉ là hình thức. Hãy giảm số lần gõ, số lần chạm và số lỗi khách có thể gặp.

• Dùng đúng loại trường: bàn phím số cho số điện thoại, trường email cho email, nút chọn cho danh sách ít phương án.
• Cho phép tự động điền thông tin khi trình duyệt hỗ trợ.
• Đánh dấu rõ trường không bắt buộc và dấu * màu đỏ cho trường bắt buộc. Không để khách chỉ biết trường bắt buộc sau khi nhấn CTA.
• Báo lỗi ngay gần trường cần sửa và nói rõ cách sửa. Khi khách nhập số điện thoại sai định dạng, hiện ngay cảnh báo: “Số điện thoại cần có 10 chữ số”.
• Giữ lại dữ liệu đã nhập đúng khi có lỗi. Không bắt khách điền lại toàn bộ form.

Sau khi gửi thành công, khóa thao tác gửi lặp và hiển thị trạng thái rõ ràng.

Trên mobile, hãy thử form khi bàn phím đang mở. Kiểm tra CTA có bị che không, trang có tự cuộn đến trường lỗi không và khách có thể đóng popup dễ dàng không.

Nếu cần chống spam, ưu tiên giải pháp ít gây gián đoạn. CAPTCHA khó đọc có thể làm khách thật bỏ cuộc. Cần theo dõi cả số spam và trường hợp chặn nhầm.

6. Vị trí và thời điểm phù hợp

Có thể chia form liên hệ thành form tĩnh và form động:

• Form tĩnh hiển thị sẵn và cố định trên 1 vị trí của trang, phù hợp với trang Liên hệ, Báo giá, Đăng ký và cuối trang sản phẩm. Đây là nơi khách thường đã có nhu cầu rõ. Có thể đặt thêm CTA ở đầu trang để cuộn đến form, thay vì lặp lại nhiều form giống nhau.
• Popup là form động hiển thị theo cài đặt thời gian hay theo hành vi khách hàng. Ví dụ: mời tư vấn sau khi khách xem trang giá; mời tải tài liệu khi khách đọc gần hết bài; nhắc ưu đãi khi khách chuẩn bị rời trang.

Lưu ý: Không mở popup ngay khi khách vừa vào website. Họ cần thời gian hiểu nội dung trước khi quyết định để lại thông tin. Luôn có nút đóng rõ ràng và giới hạn số lần hiển thị với người đã từ chối.

Không dùng một quy tắc cho mọi trang. Hãy thử nghiệm riêng thời điểm hiển thị trên trang chủ, bài blog, trang sản phẩm và trang giá. Theo dõi tỷ lệ mở, bắt đầu điền, gửi thành công và đóng popup.

Cách thiết kế form liên hệ trên website bằng Subiz

Nếu website đã cài Subiz, doanh nghiệp có thể chọn một trong ba cách dưới đây. Nên chọn theo mục đích và thời điểm muốn hỏi thông tin.

Popup phù hợp để nhận đăng ký tư vấn, nhận tài liệu, ưu đãi hoặc thông báo chương trình mới. Thao tác

• Bước 1: Đăng nhập Subiz tại app.subiz.com.vn, vào Công cụ > Tiện ích web > Popup.
• Bước 2: Chọn một mẫu có sẵn hoặc nhấn Tạo mới.
• Bước 3: Sửa tiêu đề, nội dung, hình ảnh và các trường cần thu thập.
• Bước 4: Cài đặt trang hiển thị, nhóm khách, thời điểm và tần suất xuất hiện.
• Bước 5: Xem thử trên máy tính và điện thoại, sau đó Xuất bản.

Xem hướng dẫn chi tiết ›

Hướng dẫn Subiz Docs:

2. Tạo bảng hỏi thông tin ở cửa sổ chat

Cách này phù hợp để lấy tên, số điện thoại hoặc email trước khi khách bắt đầu chat hoặc lưu lại thông tin khách ngoài giờ làm việc. Thao tác:

• Bước 1: Đăng nhập Subiz, chọn Cài đặt > Website > Chỉnh sửa cửa sổ chat.
• Bước 2: Mở phần Hỏi thông tin trước khi chat hoặc Hỏi thông tin khi offline
• Bước 3: Thêm hoặc xóa trường thông tin theo nhu cầu..
• Bước 4: Lưu thay đổi, sau đó thử mở cửa sổ chat trên website để kiểm tra.

Xem hướng dẫn chi tiết ›

Lưu ý: Chỉ hỏi thông tin cần để bắt đầu hỗ trợ. Bảng hỏi dài làm mất ưu điểm nhanh và thuận tiện của live chat.

Đo lường và cải thiện form

Theo dõi ít nhất 5 chỉ số: số người thấy form, số người bắt đầu điền, số lượt gửi thành công, số lead hợp lệ và số lead được liên hệ. Nếu có thể, theo dõi tiếp số cơ hội bán hàng và đơn hàng.

Kiểm tra thêm trường có nhiều lỗi, vị trí khách thường bỏ dở, thiết bị và trang tạo lead. Một form có nhiều lượt gửi chưa chắc hiệu quả nếu phần lớn lead sai thông tin hoặc không đúng đối tượng.

Khi thử nghiệm, mỗi lần chỉ thay đổi một yếu tố lớn: tiêu đề, số trường, CTA hoặc thời điểm hiển thị. So sánh cả tỷ lệ hoàn thành và chất lượng lead. Không kết luận chỉ từ vài lượt chuyển đổi.

Subiz thiết kế riêng một trang thống kê cho từng popup. Bạn dễ dàng quan sát được số lượt tiếp cận và danh sách khách hàng từ popup.

Tóm lại, để thiết kế form hiệu quả, phải đáp ứng cả hai phía: khách có thể điền nhanh và sales nhận đủ thông tin để liên hệ. Hãy bắt đầu với form ngắn, theo dõi dữ liệu rồi bổ sung câu hỏi khi thực sự cần.